Niby banał, a jednak warto spróbować odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego niektóre podmioty osiągają spektakularne efekty, a inne, choć dysponujące podobnym potencjałem nie potrafią pokonać pewnej bariery i rozwinąć się na miarę swoich możliwości?
- Na rynku funkcjonuje wiele, stawianych za wzór przedsiębiorstw, które znalazły się wśród najlepszych na świecie nie tylko dzięki pomysłowi na biznes ale przede wszystkim wskutek znakomitej organizacji pracy i produkcji. To firmy właściwie „poukładane”, działające niczym szwajcarski zegarek. Dostrzeżenie, a następnie uświadomienie sobie istniejących problemów organizacyjnych to połowa drogi do sukcesu. „Pełną pulę” zgarniemy tylko wówczas, gdy uda się nam wyeliminować te mankamenty – zauważa Marek Wasiuk, szef firmy Domago zajmującej się doradztwem w zakresie funkcjonowania firm, twórca innowacyjnej e-platformy do planowania produkcji ePlaneo.
Po pierwsze: posprzątajmy!
Warto zadbać o uporządkowanie nie tylko przestrzeni ekspozycyjnej i biurowej, z którą ma do czynienia klient, ale również zająć się magazynem i halami produkcyjnymi. To ważne nie tylko ze względów estetycznych, ale również z uwagi na efektywność pracy. Swoje wyraźnie oznaczone miejsce muszą mieć poszczególne, gotowe wyroby, a także surowce i półprodukty, odpady czy zużyte opakowania.
- Rozwiązaniem jest wydzielenie specjalnych stref, w których składowane są poszczególne materiały i towary. Warto zatem stworzyć pola odkładcze na surowiec do produkcji, odpad poprodukcyjny do wykorzystania, odpad do utylizacji, półwyrób, czy wyrób gotowy. Należy też wydzielić ciągi komunikacyjne zapewniające odpowiednie bezpieczeństwo. Bałagan utrudnia zarazem przepływ informacji nt. liczby wyrobów czy wielkości zapasów oraz przepływ materiałowy – ocenia ekspert.
Często się zdarza, że nie tylko w magazynie, ale też w przestrzeni produkcyjnej wszystko znajduje się w jednym miejscu. To powoduje nie tylko spadek efektywności pracy, bo zajmuje czas na selekcję i odnalezienie potrzebnych aktualnie materiałów, ale też może się wiązać z ryzykiem wypadku.
Twórca platformy ePlaneo zwraca przy tym uwagę, że truizmem jest twierdzenie, że zarówno maszyny jak i wykorzystywane narzędzia powinny być zawsze sprawne, czyste, gotowe do pracy, a przy tym mieć zawsze swoje stałe i niezmienne miejsce przechowywania. - Choć to z pozoru oczywiste, ale nie wszyscy zwracają na to uwagę, że systematyczne serwisowanie narzędzia lub maszyny, utrzymywanie w czystości, konserwacja po zakończeniu pracy lecz również odkładanie we właściwe, przynależne mu miejsce ogranicza ryzyko przestoju produkcji w przypadku awarii, ale też skutecznie wspiera efektywność, ponieważ pracownicy nie muszą tracić cennego czasu na poszukiwania danego instrumentu lub konieczności czyszczenia go przed przystąpieniem do pracy - dodaje.
W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych warto również zadbać o szablony niezbędne do tworzenia wyrobów. Powinny być przechowywane tak jak dokumentacja technologiczna. Muszą być odpowiednio zabezpieczone, aby nie doprowadzić do ich przypadkowego uszkodzenia, które może z kolei mieć konsekwencje związane z niepotrzebnym przestojem maszyny. Warto przy okazji przeanalizować przydatność poszczególnych narzędzi przechowywanych na stanowiskach produkcyjnych, bo może się wszak okazać, że stanowisko jest wyposażone w wiele elementów niepotrzebnie zajmujących miejsce, a zarazem niekoniecznie przydatnych.
Plany produkcyjne i jakość
Zarówno plan produkcji jak i harmonogram główny powinny być prezentowane w postaci wykresu Ganta. Dzięki temu otrzymamy pełen obraz obłożenia produkcyjnego w danym momencie. - Częstym błędem, który uwidacznia się w trakcie analizy dziennych kart pracy są źle ustalone wskaźniki. Mogą przedstawiać wartości idealne i uśrednione, nie przewidujące indywidualnych sytuacji i konkretnych partii danego wyrobu. W efekcie, jeśli plan produkcji zakłada wykonanie zlecenia w ciągu np. 5 godzin, zapisy z tygodniowej karty pracy pokazują, że zlecenie jest realizowane w ciągu 8h. Tracimy więc czas i niepotrzebnie spada nasza wydajność – stwierdza pomysłodawca platformy ePlanego.
Kolejnym niuansem, na który warto zwrócić szczególną uwagę jest wbudowany w proces produkcyjny system jakości. Brak takiego wewnętrznego „zaworu bezpieczeństwa” może powodować utratę jakości wytwarzanych produktów. Warto stosować dokumentację jakościową na stanowiskach pracy, czy wizualizacje przykładów wad jakościowych. Dla zabezpieczenia odpowiedniej jakości należałoby również wprowadzić punkty kontrolne podczas produkcji, metod ich weryfikacji i oceny, dopuszczalnych wad. - Jakość powinna być oceniana na podstawie przyjętych standardów i norm, a nie np. w oparciu o doświadczenie pracownika. Dobrą praktyką w tym względzie może się również okazać odbiór jakościowy produktu gotowego a także wprowadzenie strefy kompletacji elementów składowych wyrobu przed procesem montażu – radzi specjalista z Domago.
Szalenie istotnym elementem, który wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa są zasoby ludzkie. Przedsiębiorstwo będzie miało ograniczone możliwości rozwoju, jeśli nie zadba o odpowiednią jakość systematycznego podnoszenia kwalifikacji załogi. Plany szkoleń, zakresy szkolenia nowych pracowników, opracowanie metod weryfikacji rozwoju - brak tego typu dokumentów jest w większości wypadków przyczyną pojawiających się błędów jakościowych lub obniżonej wydajności nowych członków zespołu. Jak zauważa Marek Wasiuk, po prostu, doświadczeni pracownicy niechętnie dzielą się swoją wiedzą z nowymi. Wynika to ze zwykłej ludzkiej obawy o swoje stanowisko. Jednak wdrożenie odpowiednich procedur w tym zakresie zabezpiecza właściwy poziom rozwoju i daje firmie gwarancję, że mądrze inwestuje w nowego pracownika.
Wykorzystaj posiadany potencjał
Firmy coraz częściej dysponują zaawansowanymi narzędziami teleinformatycznymi, które w założeniu powinny wspierać efektywność i usprawniać funkcjonowanie organizacji i pracy. Tyle że, często jest to tylko teoria, bo w praktyce przedsiębiorstwa nie potrafią umiejętnie i właściwie tego wykorzystać, mogąc w ten sposób zbudować przewagę konkurencyjną na rynku. Systemy magazynowe usprawnią procesy logistyczne i produkcyjne pod warunkiem, że w firmie będzie porządek, wszystkie towary i surowce będą miały swoje miejsce etc.
Podobnie z zaawansowanymi technologicznie urządzeniami – na przykład kupionymi w ramach przyznanej dotacji unijnej. Przedsiębiorstwo posiada takie narzędzia, bo otrzymało na ich zakup dofinansowanie, ale nie do końca ma świadomość jak je odpowiednio wykorzystać np. ze względu na luki kompetencyjne pracowników. Nie inaczej jest w przypadku coraz popularniejszych systemów wspomagających proces planowania produkcji. - Tego typu rozwiązania zwiększą wydajność, pozwalają zyskać przewagę na rynku, ale warunkiem powodzenia musi być uporządkowanie wielu aspektów funkcjonowania firmy – zapewnia doświadczony doradca.
