Projektowa strona mocy
Tak wiele znaczeń wiąże się ze słowem „projekt”. A czym jest on w znaczeniu biznesowym? – To swego rodzaju rentowna inwestycja, która umożliwia przedsiębiorcy uzyskanie korzyści finansowych i niefinansowych w jak najkrótszym czasie – tłumaczy Mariusz Kardaś, kierownik merytoryczny studiów podyplomowych „Zarządzanie projektami” w Akademii Leona Koźmińskiego (realizowanych we współpracy z GFKM). – Każda tego typu inicjatywa powinna mieć swój początek i jasno, precyzyjnie zdefiniowany koniec, czyli cel, realizowany w ramach ustalonego czasu oraz budżetu. To pozwala na określenie dalszych założeń – dodaje.Cykl życia projektu składa się z co najmniej 4 podstawowych faz: inicjowania, planowania, realizacji i kontroli oraz zamknięcia. Szczególne znaczenie dla powodzenia działań ma ta pierwsza, koncepcyjna, która niestety bywa często traktowana pobieżnie. – Na tym etapie należy podjąć podstawowe decyzje: jaka jest specyfikacja produktu projektu, jakie cele biznesowe chcemy osiągnąć za pomocą realizacji danej inicjatywy, kogo zaangażować w przedsięwzięcie i jakie role pracownicy będą w nim wypełniać. To również najlepszy moment na ustalenie wymagań projektowych. Dopiero potem określa się dokładnie zakres prac oraz kolejność ich realizacji – szacuje ryzyko i określa metody jego minimalizacji – podpowiada ekspert. Nie można myśleć o sukcesie projektu również bez zaplanowania odpowiedniego modelu komunikacji między osobami zaangażowanymi w projekt (tzw. interesariuszami projektu).
Biznes na plusie
Umiejętne zarządzanie projektami pozwala firmom osiągać przewagę konkurencyjną na rynku. Dzięki niemu można działać dużo sprawniej, szybciej oraz taniej niż inni gracze z najbliższego otoczenia biznesowego. Wprowadzanie nowych produktów, rozwiązań czy modeli biznesowych okazuje się wówczas znacznie mniej czasochłonne – przekłada się to na zmniejszenie kosztów generowanych przez ten proces, a więc w efekcie większy zysk firmy. Ponadto przedsiębiorstwa zorientowane projektowo mogą zazwyczaj poszczycić się lepszą komunikacją wewnątrz swoich struktur. Realne współdziałanie wielu osób z różnych działów danej organizacji daje efekt przełamania tzw. pionowej struktury organizacyjnej. Poszczególne departamenty lepiej rozumieją swoje odmienne sposoby funkcjonowania w ramach tego samego systemu, nie zamykają się wyłącznie w obszarach swojej profesji, a więc działania organizacji jako całości stają się bardziej spójne. Dla przykładu: pracownik działu marketingu, aby zaprojektować skuteczną i możliwą do realizacji kampanię reklamową, musi orientować się, co dzieje się chociażby na produkcji – mówi Mariusz Kardaś. Dodatkowo zarządzanie projektami pomaga ludziom myśleć w sposób kreatywny w ramach pewnych reguł. Projekty są również lepiej dopasowane do strategii organizacyjnej.Zawód z przyszłością
Zarządzanie projektami to konglomerat wielu różnorodnych działań. Nie jest to sztuka łatwa – w rękach lidera, budującego zespół projektowy, leży zatem duża odpowiedzialność. Oprócz twardego przygotowania do zawodu – znajomości metod i narzędzi pracy, ogromne znaczenie mają tu umiejętności miękkie związane z elastycznością w działaniu, komunikacją międzyludzką, budowaniem relacji, motywacją i angażowaniem pracowników w projekt, kontrolą postępu działań czy negocjacjami wewnątrz i na zewnątrz firmy. To kierownik projektu powinien dystrybuować wszelkie informacje. Jeśli przekazywane są poza nim, to może dochodzić do niepotrzebnych nieporozumień. – Firma realizuje zazwyczaj równocześnie wiele projektów. A w takiej sytuacji występuje często „walka” o zasoby, szczególnie o doświadczonych pracowników. Wówczas pomocna okazuje się pozycja Sponsora Projektu (Właściciela Projektu), który pochodzi z najwyższego kierownictwa firmy, organizuje budżet, ale nie prowadzi prac osobiście, scedowane są one bowiem na Project Managera – pełni on funkcję kontrolno-wspierającą, wskazuje priorytety, ustala ważność inicjatyw – przekonuje Mariusz Kardaś. Project Manager to bez wątpienia jeden z najlepiej zapowiadających się zawodów w niedalekiej przyszłości. – Umiejętność zarządzania projektami, na co wskazują także badania, będzie z roku na rok coraz bardziej pożądana przez pracodawców w przypadkach rekrutacji na najwyższe stanowiska w organizacjach – dodaje specjalista. Droga kariery do objęcia posady kierownika projektu wiedzie jednak zazwyczaj przez wiele szczebli wtajemniczenia w profesję: od pracownika szeregowego, zaangażowanego w różne prace projektowe, przez członka zespołu projektowego, asystenta kierownika, który odciąża go w wykonywaniu spraw administracyjnych, aż po odpowiedzialną funkcję Project Managera. Kolejnym etapem jest zarządzanie całym portfelem projektów.Zarządzanie projektami dotyczyło niegdyś wyłącznie przedsięwzięć inżynieryjnych, a współcześnie ogólne zasady tego procesu z powodzeniem weszły do sfery gospodarki i ekonomii. Potrzeba wdrażania modelu projektowego wynika w dużej mierze z konieczności szybkiego dostosowywania się do zmian w coraz bardziej złożonym otoczeniu biznesowym, w którym funkcjonują firmy. Zapewnia on oszczędność czasu i zmniejszenie kosztu realizacji wielu przedsięwzięć – to jeden z elementów do stworzenia konkurencyjnego portfolio. Aby odnieść sukces biznesowy, trzeba zatem umieć radzić sobie w środowisku wieloprojektowym – to pewne. Cała nadzieja w projektach!
